آیین نامه جامع مالی
مقدمه
بمنظور مشخص نمودن روشهاي مالي و ايجاد سيستمي مدون آيين نامه مالي بشرح زير جهت «شرکت توليدي ......... » تدوين گرديده است .
فصل اول : کليات
* کليه عمليات مالي شرکت توليدي ......... که در اين آيين نامه شرکت ناميده مي شود ، داراي استقلال مالي بوده و بر اساس مفاد مندرج در اين آيين نامه و اساسنامه و ساير مقررات مربوطه انجام مي شود .
ماده 1
شرکت شامل دفتر مرکزي و كارخانه و واحد خدمات پس از فروش مي باشد که به موجب ساختار مصوب سازماني وجود داشته يا در آينده ايجاد خواهد شد .
ماده 2
کليه وقايع عمليات مالي شرکت و نحوه تنظيم ، ثبت ونگهداري دفاتر و حسابها و گزارشات مالي بموجب اين آيين نامه و بر اساس اصول و موازين پذيرفته شده حسابداري خواهد بود.
ماده 3
دفاتر مالي عبارت است از کليه دفاتري که در اجراي ماده 2 و قوانين و دستورالعملهاي متناسب نيازهاي شرکت مورد استفاده قرار مي گردد.
ماده4
خلاصه وقايع وعمليات مالي شده درشرکت مستقيماَ از طريق اسناد ارسال شده توسط شرکت مربوطه در دفاتر مالي اداره مرکزي ثبت خواهد گرديد.
تبصره : در موارديکه به تشخيص مدير مالي و تائيد مدير عامل هر يک از قسمتهاي شرکت توانائي لازم و کافي براي ثبت و نگهداري دفاتر داشته باشند تراز آزمايشي ماهانه، جايگزين ارسال اسناد ومدارک مثبته جهت ثبت در دفاتراداره مرکزي مي گردد.
ماده 5
گزارشات پايان دوره مالي شرکت شامل صورتحساب سود وزيان براي يک دوره مالي صورتحساب سود وزيان جامع و تراز نامه شرکت در پايان همان دوره مالي ، صورتحساب گردش وجوه نقد ويادداشتهاي همراه ومقايسه عملکرد با بودجه مصوب و گزارش مدير عامل شامل تجزيه و تحليل اقلام مهم و مفيد ولازم براي تصميم گيري در مورد وضعيت مالي وساير عمليات فني و اجرائي شرکت مي باشد که براي بررسي و تائيد در هيئت مديره وارائه به مجمع عمومي جهت تصويب تهيه مي گردد.
ماده 6
صورتحسابهاي پايان دوره فوق الذکر همراه با گزارشات مورد لزوم پس از تصويب هيئت مديره مي بايست حداکثر 20 روز قبل از تشکيل مجمع عمومي در اختيار بازرس قانوني شرکت قرار گيرد و با عنايت به ماده 65 اساسنامه شرکت حداکثر ظرف 4 ماه پس از پايان سال مالي مجمع عمومي شرکت جهت تصويب صورتحسابهاي مالي مذکور تشکيل مي گردد.
فصل دوم : تعاريف
ماده 7
"سال مالي" شرکت يکسال شمسي است که به استثناء سال آغاز فعاليت شرکت همه ساله از اول فروردين ماه آغار و در پايان اسفند ماه خاتمه مي يابد .
ماده 8
" بودجه سالانه شرکت "، برنامه مالي شرکت است که براي يکسال مالي تهيه و حاوي پيش بيني درآمدها و ساير منابع تأمين اعتبار و برآورد هزينه هاي انجام عمليات و فعاليت هاي اجرائي است که در برنامه کار شرکت پيش بيني شده و نيل به هدفهاي شرکت را امکانپذير مي سازد و از دو قسمت ذيل تشکيل يافته است :
الف: بودجه سرمايه اي شرکت که عبارت است از پيش بيني منابع ومصارف سرمايه اي شرکت براي يکسال مالي .
ب: بودجه جاري شرکت عبارت است از پيش بيني درآمد ها و ساير منابع تأمين اعتبار و برآورد هزينه ها و ساير پرداختهاي جاري شرکت
ماده9
" درآمد "
ـ درآمد شرکت عبارت است از وجوهي که از منابع ذيل حاصل مي شود:
1- درآمد عملياتي شرکت که بر اثر فعاليت ودر قبال ارائه خدمات شرکت در ازاي .... و انجام ساير خدمات حاصل مي شود اعم از اينکه وصول شده و يا بعداَ وصول مي شود.
2- درآمدهاي غير عملياتي شرکت عبارتست از سود حاصل از سرمايه گذاريهاي شرکت و سود حاصل از فروش اموال و کارمزد هاي دريافتي و ارائه خدمات جنبي وساير درآمدهاي نظاير آن .
ماده 10
" هزينه " عبارت از پرداختهاي است که در نتيجه فعاليت هاي شرکت و بطور قطعي به ذينفع در قبال انجام تعهد يا در اذاء دريافت خدمات و کالاهاي مصرفي و يا بعنوان کمک و يا عنوان ديگري که اعتبار آن در بودجه شرکت منظور شده است با رعايت مفاد اساسنامه ويا ساير مقررات مربوط صورت مي گيرد.
ماده 11
" اعتبار " عبارت است از مبلغي که در مصرف يا مصارف معين به منظور نيل به اهداف و اجراي برنامه هاي شرکت به تصويب مجمع عمومي مي رسد.
ماده 12
" تأمين اعتبار" ، عبارت است از تخصيص تمام يا قسمتي از اعتبار براي هزينه معين .
ماده13
منظور از تعهد در اين آيين نامه عبارت است از الزاماتي بر ذمه شرکت ناشي از :
الف : تحويل کالا يا انجام دادن خدمت
ب: اجراي قراردادهائي که با رعايت قوانين و مقررات منعقد مي گردد.
ج: ساير موارد تعهد آور
ماده 14
ماده 15
علي الحساب عبارت از پرداختي است که از محل اعتبارات مربوطه به منظور اداي قسمتي از تعهد صورت مي گيرد .
ماده16
پيش پرداخت عبارت است از پرداختي که از اعتبارات مورد نظر طبق احکام و مقررات و قراردادها و سفارشات پيش از انجام تعهد در ازاء وثيقه معتبر به تشخيص هيئت مديره صورت مي گيرد. ( نحوه پرداخت و واريز پيش پرداختها و تسويه علي الحساب ها طبق دستورالعملي که به تصويب هيئت مديره مي رسد خواهد بود.)
ماده 17
تنخواه گردان عبارت از وجهي که از طرف امور مالي شرکت به پيشنهاد واحد مربوطه وتائيد مدير عامل يا مقامات مجاز از طرف وي براي انجام برخي از هزينه ها در اختيار واحد يا مأمورين مجاز قرار مي گيرد تا به تدريج که هزينه هاي مربوطه انجام مي شود در قبال اسناد و هزينه هاي پرداخت شده مجدداَ وجه لازم را دريافت دارند.
تبصره : نحوه پرداخت، تأمين، کنترل، تسويه و تحويل تنخواه گردان با رعايت مقررات مربوطه بر اساس دستورالعملي خواهد بود که به تصويب هيئت مديره خواهد رسيد.
ماده 18
الف) امضاي قراردادها ، چک ها و اسناد تعهدآور شرکت در اداره مرکزي و با توجه به اساسنامه شرکت توسط هيئت مديره تعيين مي گردد.
ب) برداشت از حسابهاي بانکي شرکت که جهت تنخواه ايجاد مي گردد با امضاء بالاترين مقام اجرائي و مسئول مالي شرکت و يا هر ترتيب ديگري که به تصويب هيئت مديره رسيده باشد خواهد بود.
ج) امضاء قراردادها و اسناد تعهد آور جزئي درشرکت با توجه به اساسنامه توسط هيئت مديره تعيين مي گردد.
د) اسناد مالي براي پرداخت از حسابهاي اصلي شرکت بابت هزينه ها و پرداختها بوسيله امور مالي پس از رسيدگي و به موجب اسناد مثبته تنظيم و ضمن تائيد مدير امور مالي يا نماينده منتخب او بايد به امضاء هاي مجاز پيش بيني شده در بندهاي الف، ب و ج برسد.
ماده 19
مأمور خريد و مسئولين تدارکات که وجهي در اختيار دارند از بين کارکنان شرکت انتخاب و از لحاظ وجه دريافتي بعنوان عامل امور مالي عمل نمايند.
مواردي که در اين فصل از آيين نامه ذکري از آنها به ميان نيامده است، منطبق بر اساسنامه و قواعد و مقرراتي است که در اصول پذيرفته شده و يا در عرف حسابداري متداول بوده و مغاير با قوانين مالي، قانون تجارت، مالياتي و ساير قوانين ذيربط نباشد.
تبصره: اين موارد حتي المقدور بايستي در صورت نياز تدريجاَ به تصويب هيئت مديره و مجمع عمومي برسد .
فصل سوم : تهيه و تصويب بودجه
ماده21
کليه شعب موظفند هر سال بودجه سال بعد را با توجه به سياستها و برنامه هاي شرکت طبق دستورالعملي که به تصويب هيئت مديره خواهد رسيد تهيه کرده و همراه با اطلاعات و مدارک لازم حداکثر تا پايان مهر ماه هر سال به واحد مالي اداره مرکزي ارسال دارند.
ماده22
بودجه کل شرکت از ادغام بودجه کليه شعب بوسيله امور مالي شرکت به تفکيک درآمدها وهزينه ها و بر اساس برنامه ها و فعاليت هاي شرکت همراه با اطلاعات ومدارک لازم تهيه و به ضميمه گزارش توجيهي حداکثر تا پايان آبانماه هر سال براي سال بعد به مدير عامل يا نماينده او تسليم مي گردد تا پس از تائيد به منظور بررسي و اظهار نظر به هيأت مديره شرکت ارائه شود.
هيأت مديره شرکت پس از تائيد بايستي بودجه تنظيمي را حداکثر تا پايان ... ماه جهت تصويب مجمع عمومي ارسال نمايد و بودجه مذکور پس از ابلاغ از طرف مجمع عمومي قابل اجراء خواهد بود.
تبصره: هر گاه در جريان سال مالي تجديد نظر يا تغييراتي در بودجه مصوب همان سال شرکت لازم گردد، بودجه اصلاحي يا متمم بودجه کلاَ يا بعضاَ حسب مورد بوسيله شرکت تنظيم و پس از تائيد هيئت مديره جهت تصويب به مجمع شرکت پيشنهاد خواهد گرديد.
ماده 23
شرکت بمنظور محاسبه هزينه استهلاک دارائيهاي ثابت طبق قانون مالياتهاي مستقيم عمل مي نمايد .
ماده 26
در صورتيکه بودجه شرکت در زمان تعيين شده به مجمع عمومي گزارش شده باشد مادامي که به تصويب مجمع نرسيده يا ابلاغ نشده باشد، انجام هزينه هاي جاري و تعهدات مربوط به توسعه ويا افزايش تأسيسات سا سرمايه گذاري به ميزان 2و1 بودجه مصوب سال قبل ماهانه و حداکثر تا سه ماه با تصويب هيئت مديره مجاز خواهد بود و براي مدت بيشتر مجمع تعيين تکليف خواهد نمود.
ماده 27
در مورد آن قسمت از هزينه هاي جاري وعمليات مستمر که نوعاَ انجام آن از يک سال مالي تجاوز مي نمايد شرکت مي تواند براي مدت مناسب قراردادهائي که مدت اجرائي آن بيش از يک سال مالي است منعقد نمايد.
فصل چهارم : در يافتها و پرداختها
ماده28
درآمدهاي تحقق يافته براثر فعاليتهاي شرکت، سرمايه گذاري يا مشارکت و غيره به حساب مخصوصي که به همين منظور بوسيله شرکت افتتاح خواهد شد واريز مي گردد برداشت از اين حساب با تعيين محل مصرف با امضاء مجاز مذکور در اساسنامه خواهد بود.
ماده 29
شعب شرکت موظفند کليه وصولي هاي خود را از بابت فروش ضايعات و نظاير آن را بدون حق برداشت به حساب يا حسابهاي بانکي تعيين شده شرکت واريزنمايند و مراتب را همزمان به امور مالي اعلام دارند.
ماده30
وجوهي که بوسيله شرکت بعنوان سپرده ،وجه الضمان، وثيقه ونظاير آن دريافت مي شود، بايد به حساب يا حسابهاي بانکي تعيين شده که با تائيد هيأت مديره به همين منظور افتتاح مي گردد واريز شود.
تبصره: شرکت مجاز به دريافت وجه نقد از طرفهاي معامله خود نمي باشد.
ماده31
ضبط وجوه يا ضمانتنامه ها يا اوراق بهادار به نفع شرکت که بعنوان سپرده يا وجه الضمان يا وثيقه و نظاير آن دريافت مي گردد برابر مقررات انجام گرفته و به حساب درآمدهاي متفرقه منظور ميشود.
ماده32
کيله پرداختها توسط چک و از طريق حساب يا حسابهاي بانکي (حساب پرداخت) انجام خواهد شد.
تبصره: پرداختهاي اتفاقي و جزئي از طريق تنخواه گردان و بطور نقد يا چک از محل حساب بانک تنخواه گردان انجام مي پذيرد.
ماده33
هر گونه پيش پرداخت يا علي الحساب با دستور کتبي مدير عامل يا مقامات مجاز از طرف وي انجام ميپذيرد پيش پرداخت يا علي الحساب در موارد زير و در حدود اعتبارات مصوب و با رعايت آيين نامه معاملات وساير مقررات ذيربط قابل پرداخت مي باشد .
الف) وجوهي که براي خريد کالا يا خدمات قبل از تحويل کالا يا انجام خدمات بر اساس مذاکرات بايد در مقابل رسيد و تضمين مناسب به تشخيص هيئت مديره پرداخت گردد.
ب) وجوهي که بابت افتتاح اعتبارات اسنادي براي خريدهاي خارجي و هزينه هاي متعلق در وجه بانکها پرداخت مي شود.
ج) مساعده حقوق ومزاياي کار کنان .
ماده 34
در صورتيکه پيش پرداخت و علي الحساب در موعد مقرر از طرف گيرنده وجه واريز نگردد امور مالي مکلف است علاوه بر کليه اقدامات لازم معادل مبلغ پيش پرداخت و علي الحساب را از محل تضامين و يا هر گونه وجهي که بايد به بدهکار پرداخت گردد تأمين و کسر نمايد .
ماده35
وجوهي که زائد بر ميزان مقرر وصول شده اعم از اينکه اين دريافتي اضافي اشتباه پرداخت کننده يا واحد وصول کننده و يا عدم انطباق مبلغ وصولي با مورد مربوطه باشد و يا اينکه تحقق اضافي دريافتي بر اثر رسيدگي شرکت يا واحد ذيربط يا مقامات قضائي حاصل شود بايد به ذينفع مسترد گردد.
ماده36
کسر و جمع آوري و تسويه به موقع کسور قانوني را که قانون بعهده شرکت گذاشته برعهده واحد مالي است .
ماده 37
کسرکسور قانوني در مورد پرداختهاي موارد مندرج درمواد بند ج در مواد 33و34 و35 بعهده مسئول مالي مسقر در دفتر مرکزي است که بر اساس دستورالعملهاي ويژه انجام مي گيرد .
ماده 38
اعتبار منظور شده در بودجه هر سال تا آخر اسفند ماه همان سال قابل تعهد و پرداخت است و براي آن مقدار از هزينه ها که تا پايان سال مالي انجام شده ولي پرداخت نگرديده اند ذخيره مناسب در حسابها منظور مي گردد اين هزينه ها در سال مالي بعد از محل ذخيره ها ايجاد شده قابل پرداخت مي باشد .
ماده 39
حسابهاي بانکي مورد نياز اعم از ريالي و ارزي مطابق با مقررات جاري کشور و ضوابط مورد عمل شرکت به پيشنهاد مدير عامل و به تصويب هيئت مديره افتتاح مي گردند.
ماده 40
درصورت نياز مبلغ تنخواه گردان لازم به مأمورين خريد يا واحدها متناسب انجام فعاليت پرداخت ميگردد ضوابط مربوط به تصويب هيئت مديره خواهد رسيد.
فصل پنجم : ساير مقررات
ماده41
اموال و دارائيهاي ثابت شرکت عبارت از کليه دارائي هاست که مالکيت آنها متعلق به شرکت بوده و عمر مفيد آنها بيش از يک سال باشد و به منظور استفاده در شرکت کسب و براي فروش مجدد تحصيل نشده باشد .
تبصره 1: اخذ هر گونه وام از سيستم بانکي کشور که منوط به در رهن گذاشتن اموال شرکت باشد در قالب برنامه بودجه مصوب سالانه و دوره اي و با تصويب مدير محترم عامل انجام مي شود .
تبصره 2: اموالي که منفرداَ بهاي تمام شده آنها 500،000 ريال يا کمتر باشد براساس اصل اهميت جزء دارائيهاي ثابت شناخته نشده و بدون توجه به عمر مفيد آنان به حساب هزينه مربوطه منظور خواهد شد و هيأت مديره هرسال سقف رقم مذکور را متعاقباَ تصويب خواهد نمود وهمچنين حقوق مالي تحصيل شده براي شرکت از قبيل حق امتياز، سرقفلي، حق انعشاب آب و برق و گاز وتلفن و غيره جزء دارائيهاي ثابت شرکت محسوب ميگردند براي تشخيص اين دارائيها با ساير دارائيهاي ثابت در متن صورتهاي مالي شرکت دو عنوان اموال، ماشين آلات و تجهيزات و دارائيهاي ثابت نا مشهود در نظر گرفته خواهد شد .
ماده42
شرکت مي بايست داراي يک واحد حسابرسي داخلي باشد که وظايف محوله را تحت نظر مدير عامل انجام دهد .
ماده 44
سيستم کنترل اموال متناسب با نيازهاي شرکت به موجب دستورالعملهايي است که به تصويب هيئت مديره خواهد رسيد.
ماده 45
حسابرسي و کنترل داخلي شرکت براي رسيدگي به اسناد مربوط به درآمد و هزينه هاي دارائي وبدهي و طرز ثبت و نگهداري آنها و همچنين نظارت بر سيستمهاي مالي و حسابداري در طول سال بعهده حسابرسي داخلي که از سوي مدير عامل شرکت منصوب ميگردد خواهد بود.
ماده46
معاملاتي که با واحد پول ساير کشورها انجام مي شود بر اساس نرخ رسمي تسعير بانک مرکزي به ريال تبديل و ثبت مي گردد.
ماده 47
روشهاي مالي اعمال شده در يک دور مالي بايد بطور يکسان و ثابت در موارد مشابه اعمال گردد در صورت تغيير در روشهاي مالي از اين دوره تا دوره بعد، جزئيات علل و تأثيرات تغيير روش بايد افشاء گردد. در پايان بدون چنين گزارشي صورتهاي مالي قابل طرح در مجمع عمومي نخواهد بود.
تبصره: هر گونه تغيير در روشهاي مالي شرکت بايد به تصويب هيئت مديره رسيده باشد.
ماده 48
ذخيره هاي مربوط به کارکنان شرکت بايد بطور مجزا در حسابهاي مربوط نگهداري شود.
ماده 49
سهام، اسناد مالکيت دارائيها، تضمين نامه ها وساير اوراق بهادار متعلق به شرکت بايد بنام شرکت بوده و در محل شرکت تحويل شخص ويا اشخاص مسئول شود و يا در يکي از بانکها يا موسسات نظير که هيئت مديره تعيين مي نمايد نگهداري گردد.
ماده50
دستورالعملها و ضوابط مندرج در مواد 2و5و6و9و22و37و38و44 پس از تهيه در چارچوب اين آيين نامه و تصويب در هيئت مديره جزء الحاقات ضمائم اين آيين نامه مي باشد.
ماده 51
شرکت مکلف است فرم اظهار نامه مالياتي و يک نسخه از صورتهاي مالي را در موعد مقرر (حد اكثر تا 4 ماه پس از پايان سال مالي ) و مندرج در قانون مالياتهاي مستقيم به اداره دارائي محل تسليم نمايد.
ماده 52
هر گونه تغيير، اصلاح يا تکميل اين آيين نامه به پيشنهاد مدير عامل و تصويب هيئت مديره صورت خواهد پذيرفت .
ماده 53
تکاليف مقرر در قانون تجارت و قانون ماليتهاي مستقيم و قانون کار که جنبه اجرائي مالي داشته باشد نيز جزء الحاق و ضمائم اين دستورالعمل است که به تدريج موارد مربوطه استخراج و با تصويب هيئت مديره ضميمه گردد و در آخر هر سال نيز موارد جديد را به آن اضافه نمايند.
اين آيين نامه در 5 فصل و53 ماده و9 تبصره و با رعايت اساسنامه شرکت تنظيم و در چهاردهمين جلسه هيئت مديره به تصويب رسيده است که پس از تصويب مجمع عمومي قابل اجراء خواهد بود.